Один из первых вопросов, который предстоит решить при выборе CRM-системы,  —  какая CRM лучше: коробочная или облачная?

В этой статье мы подробно рассмотрим плюсы и минусы как облачной версии CRM-системы, так и коробочной.

CRM-система в облаке и коробке: в чем разница

Основное отличие между коробочной и облачной версиями CRM  —  это то, где размещается программа.

Облачная CRM-система находится на сервере разработчика. При покупке облачной версии пользователю предоставляется доступ к программе через браузер или мобильное приложение.

Коробочная CRM  —  это автономная программа. Она покупается “под ключ” и устанавливается на собственный сервер.

В этом и заключается разница между CRM в облаке и коробке. Это на первый взгляд незначительное отличие влечет за собой много нюансов, о которых мы расскажем в этой статье.

Отличия между коробочной и облачной CRM-системой

Версии CRM в облаке и коробке имеют как преимущества, так и недостатки. Универсального решения нет, поэтому обе версии полноправно конкурируют на рынке. Возможности обеих версий стоит оценивать индивидуально  —  исходя из задач компании.

Функционал

Оба варианта CRM могут обладать одинаковым функционалом  —  но только первое время. Облачная CRM постоянно развивается и совершенствуется, расширяя список функций, а коробочная CRM остается такой, какой была в день покупки. Расширить функционал коробочной CRM возможно, но только за отдельную плату.

Если дополнительные функции нужны временно, выигрывает облачное решение: пользователь может выборочно включать и отключать их, оплачивая период использования. В коробочной версии такой вариант невозможен.

Стоимость и оплата

Облачная CRM-система оплачивается регулярными платежами за определенный период времени: месяц, квартал, год. По сути, это можно сравнить с арендой программы. Стоимость облачной CRM включает различные тарифы в зависимости от количества пользователей и других параметров. Тарифный план можно менять исходя из актуальных потребностей. Дополнительные функции можно докупать отдельно, а если они не нужны, то не переплачивать за них.

Для многих компаний ежемесячно выплачивать небольшую сумму по сравнению с покупкой программы “под ключ” гораздо более доступно. Однако, разработчик может менять стоимость абонплаты. Если CRM-система выбирается на очень длительный срок, коробочная версия может обойтись дешевле.

CRM в коробке оплачивается единоразово. Соответственно, цена будет значительно выше, чем при использовании облачной CRM. Стоимость коробочной CRM обычно привязана к функционалу и количеству сотрудников: чем больше пользователей, тем дороже. Если в компании происходят какие-то изменения, при использовании CRM в облаке достаточно поменять тариф. При покупке коробочной версии от оплаченного функционала отказаться не будет возможности.

В случае с CRM в коробке придется доплатить за сервер и бесперебойное питание. Дополнительно оплачиваются и все обновления. При выборе облачной CRM-системы таких трат нет.

Также стоит учесть, что коробочная CRM не покупается навсегда: рано или поздно любое программное обеспечение критически устаревает и требует полной замены.

Обслуживание и обновления

Все технические вопросы в работе облачной CRM решаются компанией-поставщиком. Можно не переживать за обслуживание сервера, обновления программы, бесперебойное питание и защиту от вирусов и взлома. Все эти работы включены в абонплату, осуществляются круглосуточно и незаметно для пользователя.

Коробочная CRM требует регулярного внимания. CRM-систему из коробки не получится просто установить и забыть. Все вышеперечисленные вопросы придется решать достаточно часто. К техническому обслуживанию добавляется также настройка доступа для новых пользователей. При выборе коробочной CRM часто требуется нанять системного администратора в штат. Также могут возникать сложности, если неполадки происходят в нерабочее время.

В целом, качественное обслуживание CRM-системы довольно сложно обеспечить своими силами, если компания небольшая. Обслуживанием облачной CRM занята целая команда различных специалистов, что не всегда может позволить себе даже крупный бизнес.

Кастомизация

Если требуется существенно доработать CRM-систему под свои нужды, коробочная версия имеет для этого больше возможностей. Во-первых, можно написать полностью уникальную программу с нуля, что, конечно, скажется на ее цене. Во-вторых, можно взять за основу готовое решение и модифицировать его так, как это необходимо.

Возможности кастомизации облачной CRM-системы более ограничены по понятным причинам. В то же время, CRM в облаке часто обладает большой вариативностью настроек, чтобы каждая компания могла изменить программу под себя. Кроме этого, облачные решения постоянно развиваются и дорабатываются, расширяя функционал без дополнительной оплаты. С учетом всех трат, часто выгоднее выбрать готовое облачное решение с нужным функционалом, чем вкладываться в кастомизацию CRM из коробки.

Защита данных

В вопросе безопасности данных преимущество однозначно на стороне облачных CRM-систем. Поставщик облачной CRM-системы может обеспечить значительно более надежную защиту информации. Данные дублируются на нескольких серверах. Можно отследить с каких аккаунтов вносятся изменения. Разработчик располагает более продвинутым программным обеспечением и штатом квалифицированных специалистов по безопасности. Вероятность “слива” информации самим поставщиком облачной CRM также исключена, поскольку каждая компания дорожит своей репутацией. CRM в облаке проходят сертификацию по защите данных.

Сможет ли собственная компания обеспечить такой же уровень безопасности? Ведь сохранность данных окажется под угрозой при первом отключении электричества.

Автономность

Доступ к облачной CRM-системе может осуществляться круглосуточно через браузер или мобильное приложение из любой точки мира, где есть Интернет. Если компания открывает филиалы, переезжает в другой офис, переходит на удаленную работу или отправляет кого-то в командировку, для доступа к CRM не нужно вносить никаких изменений. Точно так же, новых сотрудников очень легко подключить к CRM, просто создав новые аккаунты.

Если же понадобится зайти в коробочную CRM со стороннего компьютера, подключить новых пользователей или обеспечить доступ из филиалов, могут возникнуть сложности. Кроме этого, коробочная версия исключает возможность использования мобильного приложения. Плюс коробочной версии в том, что работать в ней можно будет по локальной сети, без подключения к Интернет.

Установка и настройка

Облачные CRM рассчитаны на команды, которые не имеют собственных технических специалистов в штате. Настройка облачных версий максимально упрощена. Облачные CRM можно установить полностью самостоятельно: это легко и быстро. Пользователю предоставляются инструкции и видео, а также бесплатные консультации специалистов отдела технической поддержки.

В отличие от облачной CRM-системы, установка коробочной версии требует специальных знаний или помощи профессионала, который возьмет эту работу на себя. Обычно внедрение коробочной CRM  —  это отдельная статья расходов при покупке программы.

CRM в коробке или облаке: что выбрать?

Коробочные и облачные CRM  —  это конкурирующие решения, каждое из которых имеет положительные и отрицательные стороны.

Облачную CRM стоит выбирать, если:

  • Количество сотрудников сравнительно небольшое;
  • Бизнесу необходима мобильность (частые командировки, работа из дома, смена офисов, возможность доступа к CRM со смартфона и другое);
  • Бизнес активно развивается, перестраивая бизнес-процессы;
  • Нет желания и возможности заниматься техобслуживанием CRM;
  • Необходимо недорогое и быстрое решение;
  • Стандартный функционал CRM подходит под задачи компании.

Хорошим примером облачной CRM является NetHunt. Она воплотила в себе все лучшие стороны облачных решений. Это гибкая и понятная CRM с возможностью настроить программу под свои потребности. Команда NetHunt следит за трендами на рынке ПО и постоянно работает над расширением функционала. Эта CRM обеспечивает высокую степень безопасности данных, так как является сертифицированным партнером компании Google и ежегодно проходит проверку безопасности системы. NetHunt выбирают за доступную стоимость и гибкие тарифы.

Коробочная CRM подойдет в том случае, если:

  • В компании большое количество сотрудников;
  • Компания достаточно консервативна и имеет устоявшиеся бизнес-процессы;
  • Нет необходимости доступа к CRM “с полей” и сторонних устройств, сотрудники работают в офисе;
  • Присутствует опыт использования CRM и четкое понимание необходимого функционала;
  • CRM устанавливается на длительный период времени;
  • Необходимо кастомное решение;
  • Есть возможность сразу оплатить большую сумму за покупку программы и это выгоднее, чем абонплата;
  • Есть возможность обеспечить качественное техническое обслуживание программы.

Цифры говорят сами за себя: около 90% компаний используют облачные CRM. Это позволяет экономить, дает большой уровень мобильности и свободы изменений программы. С CRM в облаке можно забыть об обновлениях, технических вопросах и заботах по расширению функционала  —  все это обеспечит компания-разработчик. Да и если в компании произойдут существенные изменения, облачную CRM можно будет без потерь заменить на другую.

Поделиться постом с друзьями и коллегами!