CRM-системы были придуманы как программы для более детального и систематизированного учета коммуникации с клиентами. В прошлом для перевода бизнеса на CRM требовалось нанимать отдельных специалистов по обслуживанию и каждый день тратить дополнительное время на ее ведение.

Сегодня CRM-системы не требуют столько внимания. Они становятся незаменимыми помощниками в бизнесе, постоянно расширяя возможности автоматизации и освобождая сотрудников от непродуктивной рутины.

Мы написали инструкцию о том, как начать работу с NetHunt CRM для малого бизнеса, которая встраивается в вашу электронную почту.

Начать работу с CRM пришло время, если вы замечаете, что:

  • Качественное управление базой клиентов стало слишком трудозатратным, и в делах накапливается беспорядок.
  • Отсутствует единый стандарт организации данных: сотрудники фиксируют информацию в таблицах, блокнотах, а также просто “в уме”, встречаются ошибки и дубликаты контактов.
  • В нужный момент вы не можете найти важные данные и теряете информацию.
  • Стало сложно запоминать или записывать важные детали взаимодействия с каждым клиентом.
  • Вы забываете вовремя позвонить, отправить документы или сделать другие дела.
  • Когда нужно сделать рассылку по определенному сегменту клиентской базы, это занимает слишком много времени.
  • Вы не имеете четкого представления, чем занимается каждый из сотрудников в каждый момент времени, какая у них загрузка и за кем закреплена та или иная задача.
  • Когда кто-то из сотрудников увольняется, заболевает или уходит в отпуск, возникают сложности с тем, чтобы передать дела.
  • Существующий способ ведения информации не позволяет проводить аналитику, делать качественные прогнозы продаж и дохода.
  • В бизнесе существуют проблемы, требующие детального анализа: например, низкий коэффициент конверсии и удержания клиентов.
  • База клиентов не имеет достаточно защиты и иерархии доступа, сотрудники могут вносить случайные изменения в данные или копировать их.

Как перейти на CRM: подготовка бизнеса

Чтобы внедрение CRM оказалось успешным, необходимо заранее продумать, для чего и каким образом будет использоваться программа, разобраться, какие бывают CRM. Исходя из этого, выбирается нужная CRM-система, составляется карта настройки и план, как перейти на CRM. Если пренебречь этим этапом, установка CRM приведет к еще большему беспорядку в делах.

Перед тем, как начать работу с CRM, необходимо выполнить следующие шаги:

  • Сформулировать цели и задачи внедрения CRM-системы;
  • Прописать и отладить бизнес-процессы;
  • Определить, какие из них нужно автоматизировать;
  • Сформировать детальную воронку продаж;
  • Определить, кто из сотрудников и на каких этапах будет взаимодействовать с клиентами;
  • Продумать иерархию доступа к базе данных;
  • Наметить структуру базы данных.

Подробно о том, как подготовить бизнес к внедрению CRM, мы описывали в этой статье.

После того, как CRM для бизнеса выбрана и установлена, можно переходить непосредственно к началу работы с программой. Подробное видео о функционале NetHunt CRM-системы и главных преимуществах для бизнеса:

Как импортировать данные в NetHunt CRM

Когда вы четко представляете, как настроить CRM для вашего бизнеса, можно переходить непосредственно к импорту данных. В первую очередь, вам необходимо будет перенести базу клиентов в CRM:

Шаг 1. Составьте список того, что необходимо перенести: данные контактов, документы, детали сделок. Продумайте, в каком виде должна быть информация, чтобы ей было удобно пользоваться.

Шаг 2. Соберите все данные в таблице. На этом этапе важно стандартизировать информацию. Так, все номера телефонов должны быть записаны в одном стиле, имена и фамилии лучше разместить в разных столбцах, числа необходимо привести одинаковый формат.

Шаг 3. Импорт данных в CRM:

  • Сохраните таблицу в формате CSV (это можно сделать с помощью Excel или Google SpreadSheets);
  • Кликните на значок NetHunt CRM в Gmail и в открывшемся окне выберите «Импорт данных». Далее выберите формат CSV.
  • Откроется окно загрузки. Перетащите файл с данными или загрузите его через файловый менеджер.
  • Далее нужно выбрать папку, в которую будут импортированы данные. По умолчанию доступны папки “Контакты”, “Сделки”, “Компании” и “Задачи”. Вы также можете выбрать опцию «Новая папка», которая будет создана после импорта.
  • На следующем шаге NetHunt CRM попросит вас проверить, правильно ли распознаны поля таблицы. Убедитесь, что в поле “Название” находятся названия столбцов, и все другие данные также остались на своих местах.
  • Если вы загружаете данные в уже существующую папку, NetHunt CRM проведет поиск дубликатов. Для этого нужно выбрать критерий, по которому программа будет сравнивать данные (например, e-mail адрес). Если дубликаты будут найдены, CRM-система предложит варианты, что делать с ними.
  • Нажмите “Начать импорт”. После завершения загрузки вы сможете открыть папку с новыми данными.
  • Когда данные будут загружены, НетХант CRM проверит, чтобы информация одного типа была в едином формате. Если программа найдет несоответствия, вы сможете исправить их. Так, CRM-система покажет ячейки, где номера телефонов записаны разным способом (0771234567 и (077) 123-45-67).

После того, как данные импортированы, можно начинать работу в новой CRM-системе.

Основные функции CRM-системы для малого бизнеса NetHunt

После регистрации в программе вы сможете одним кликом добавить расширение NetHunt в Gmail. CRM появится в вашей почте на левой боковой панели. Здесь вы найдете доступ ко всем основным функциям CRM: задачам, отчетам, настройкам, e-mail-кампаниям и пользовательским папкам.

Для управления почтой в папке “Входящие” рядом с каждым письмом появится значок NetHunt CRM. С помощью этого значка вы легко сможете добавить письмо в запись CRM: уже существующую или новую.

Напротив каждого письма вы увидите сниппеты — ярлыки, которые показывают, к чему привязано данное письмо в CRM: номер заказа, карточка клиента и так далее. С помощью сниппетов легко перейти к нужной записи CRM — например, это может быть карточка клиента, где вы найдете всю информацию, связанную с этим контактом. Как и множество других функций в НетХант, сниппеты настраиваются и изменяются так, как вам удобно.

Панель управления (dashboard) — еще один элемент, который вы найдете после интеграции CRM и Gmail. Она обеспечивает быстрый доступ к папкам, разделам управления ролями пользователей и тарифным планом. Вы можете самостоятельно выбирать, какие виджеты отображать на информационной панели.

Кроме этого, NetHunt обеспечивает прямой доступ ко всем настройкам CRM-системы прямо из Gmail.

Сразу под настройками размещается кнопка включения и выключения CRM. Она нужна на случай, если вы пользуетесь разными учетными записями в браузере и не хотите, чтобы CRM присутствовала в каждом из аккаунтов Gmail. При необходимости вы сможете отключить CRM  в один клик для нужных учетных записей.

Как добавить пользователей в NetHunt CRM

Когда вы познакомились с интерфейсом НетХант, можно пригласить сотрудников.

Добавить нового пользователя в CRM-систему очень просто:

1. Прямо в вашей Gmail перейдите на панель инструментов и выберите раздел “Команда и разрешения”;

2. Нажмите кнопку “Пригласить пользователей”;

3. Введите адреса e-mail нужных сотрудников и кликните “Добавить”.

4. Назначьте пользователям те или иные роли и отправьте приглашения.

CRM-система Нетхант имеет гибкие настройки доступа для каждого из пользователей. Вы сами выбираете, какая информация будет доступна каждому из сотрудников. Управлять пользователями и ролями можно в разделе “Команда и разрешения”.

Главные преимущества NetHunt CRM

Выполнив начальные настройки, пришло время осваивать все возможности NetHunt CRM. Коротко расскажем о нескольких из них.

Интеграция с GSuite: CRM-система НетХант интегрируется с Гугл Диском, календарем, Hangouts и другими сервисами GSuite. Это означает, что больше не нужно дублировать или переносить вручную информацию из различных программ. CRM-система объединит эти приложения и упростит ежедневную работу.

Визуализация воронки продаж: в NetHunt вы можете структурировать весь цикл продаж в одной или нескольких воронках. Воронка продаж — это визуальное отображение хода сделки на всех ее этапах. С помощью воронки продаж сейлз-менеджеры лучше ориентируются в своей работе. Руководителям удобно формировать отчеты и анализировать общее состояние продаж в компании.

История взаимодействий с клиентом: забудьте о тех ситуациях, когда важная информация терялась с уходом сотрудников. С NetHunt абсолютно вся история коммуникации сохраняется в карточке клиента. Общение становится более персонализированным, а менеджерам по продажам не нужно знакомиться с клиентом заново: достаточно просто просмотреть историю взаимодействия с ним.

Массовые рассылки: если вы используете сервисы e-mail рассылок, вам приходится время от времени импортировать новые адреса клиентов, тратить время на сегментирование базы и заполнение таблиц. Используя NetHunt, вы освобождаетесь от дополнительных расходов на сервис рассылок и лишней работы с ними. В CRM для Gmail не лимитировано количество писем. Кроме того, выбрать нужный сегмент для рассылки предельно просто: достаточно отфильтровать базу по заданным ярлыкам.

Давно ушли в прошлое те CRM-системы, перейти на которые было и трудно, и дорого. Современные CRM — это доступный и простой в управлении продукт. NetHunt — это CRM для Gmail, которая не требует усилий в освоении. После перехода на CRM сотрудники компании продолжают работать в привычном интерфейсе почты, однако со значительно более широкими возможностями.

Поделиться постом с друзьями и коллегами!