С 2010 года количество людей, работающих удаленно, выросло на 400%. Еще 42% сотрудников планируют увеличить время работы вне офиса в течение 5 лет. Необходимость предусмотреть в компании удаленный отдел продаж  —  это  уже не туманное будущее, а реальность. При этом, все еще бытует миф, что управлять удаленным отделом продаж сложно или невозможно. Мы подскажем, какие инструменты стоит использовать, чтобы построить удаленный отдел продаж и наладить его эффективную работу.

Критерии эффективности удаленного отдела продаж

Управление удаленным отделом продаж имеет свои особенности. Менеджеры по продажам нуждаются в дополнительном внимании и мотивации, чтобы ощущать себя частью компании. Перед бизнесом становится вопрос, как контролировать эффективность отдела продаж на удаленке. Разберем подробнее решения для управления удаленными продажами.

Удаленный отдел продаж требует большего контроля, чем офисные сотрудники. И если в офисе леоко проконтролировать часы работы менеджеров, то в управлении удаленным коллективом необходимо установить четкие правила работы. Это могут быть:

  • Регулярные онлайн-встречи 1-2 раза в день;
  • Письменная постановка KPI и контроль их выполнения;
  • Составление ежедневных отчетов каждым сотрудником удаленного отдела продаж;
  • Выборочная проверка действий менеджеров (чаще всего - прослушивание разговоров);
  • Контроль ведения базы данных в CRM-системе;
  • Формирование ежедневного плана: количества звонков и др.

Направленность на результат

Делайте акцент на конечном результате. KPI и задачи для удаленного отдела продаж нужно максимально конкретизировать и описать количественно. Чем точнее вы зададите рамки, тем легче сотрудникам будет их придерживаться, а вам - контролировать исполнение.

Так, для телефонных разговоров анализируется как результативность звонка, так и их количественные показатели: общее число звонков, их продолжительность, количество входящих/исходящих, принятых и пропущенных звонков и так далее.

Четкая система работы

Сформируйте четкую схему работы: пропишите бизнес-процессы, воронку продаж, регламент, инструкции отдела с главными целями, скрипты разговоров. Продумайте конкретные шаги, необходимые для достижения промежуточных целей. Благодаря этому вы сможете анализировать продвижение клиентов по воронке на каждом этапе, находить причины успехов и неудач.

Самоконтроль менеджеров

Поручите сотрудникам каждый день подводить итоги: какой объем работы был проделан, сколько ушло времени на каждую из задач, какие KPI не выполнены и почему. Самоотчеты помогают следить за достижением общих целей, вовремя замечать и исправлять ошибки.

Если KPI анализируются раз в месяц, скорее всего, прошлые проблемы не будут актуальны для менеджера, так как он уже сосредоточен на новых вызовах. Ежедневный отчет, наоборот, составляется о тех задачах, которые находятся в процессе выполнения прямо сейчас. Разработайте бонусную систему для наиболее эффективных менеджеров.

Финансовые показатели

Финансовые показатели важно анализировать как для контроля удаленного отдела продаж в целом, так и для каждого сотрудника отдельно.

Помимо общей выручки, оценивайте, сколько платежей было запланировано и получено, сколько лидов перешли к покупке, какой процент повторных и дополнительных продаж (апсейл, кросс сейл и др.). Один раз настроив отчет в CRM, вы в любую минуту сможете увидеть нужные цифры.

Системный подход

Контролируя работу удаленных менеджеров по продажам, не используйте общие критерии эффективности. Ни количество звонков, ни их продолжительность сами по себе не являются целью и не говорят об эффективности. При этом, позаботьтесь о том, чтобы каждый сотрудник знал, как именно он может улучшать свой результат продаж.

Контроль удаленного отдела продаж: полезные инструменты

Если работа ведется в таблицах и блокнотах, то рутинные операции займут огромное количество времени (ведение базы, создание и анализ отчетов и др.). Кроме этого, недобросовестные менеджеры всегда могут подтасовать результат: например, просто не внести неудачные звонки в отчет.

Решение этих сложностей - автоматизация управления. В условиях удаленной работы отдела продаж без CRM и других программ не обойтись.


CRM-система для удаленного отдела продаж

CRM-система  —  это программа для управления взаимоотношениями с клиентами и автоматизации бизнес-процессов.

Что дает CRM-система для контроля удаленного отдела продаж:

  • Удобное управление базой клиентов. В большинстве случаев менеджеру не приходится ничего писать вручную: создать новый контакт, выбрать тему и результат звонка можно одним кликом.
  • Готовые шаблоны для писем и документов. Достаточно один раз настроить шаблоны - и они будут заполняться автоматически.
  • История общения и иерархия доступа к данным. Контакты и история общения фиксируются автоматически. Кроме того, в CRM-системе есть иерархия доступа: вы определяете, какую информацию сможет просматривать тот или иной сотрудник.
  • Визуализированная воронка продаж. Визуализация воронки продаж позволяет в любое время следить за состоянием дел на всех уровнях. Руководители видят загрузку каждого сотрудника, перераспределяют задачи и устанавливают приоритеты, сотрудники могут легко оценить объем работы.
  • Автоматическое создание отчетов. Достаточно один раз настроить отчет, чтобы затем всегда видеть актуальные данные. Удаленным сотрудникам полезны общие дашборды, где они могут сравнивать свои показатели с успехами коллег.
  • Интеграция CRM с большинством сервисов. Когда вы используете несколько программ, переключение между ними отнимает время. Интеграция с CRM позволяет работать с различными приложениями в одном окне, без переключения между вкладками.
  • Простая коммуникация внутри компании. Забудьте о копировании и отправке файлов по несколько раз в день. В CRM-системе все отделы компании имеют доступ к единой и актуальной информации, где бы они ни находились. Кроме этого, вся коммуникация фиксируется в истории общения.

Эти и другие функции имеет NetHunt CRM. Важное преимущество этой CRM для удаленного отдела продаж  —  понятный интерфейс и простота работы. Сотрудник вне офиса легко освоит NetHunt самостоятельно.

IP-телефония

IP-телефония - это еще один незаменимый инструмент для контроля удаленного отдела продаж. Все данные по звонкам (включая запись разговоров) сохраняются в программе. Вы можете контролировать качество разговоров, анализировать эффективность скриптов, оптимизировать расходы на звонки. Сегодня “умная” телефония умеет определять клиента, даже если он взаимодействует с компанией по разным каналам. Это дает гораздо более широкие возможности для аналитики продаж.

Тайм-трекер

Хотите знать, на что и в каком объеме удаленные сотрудники расходуют рабочее время? Используйте один из тайм-трекеров - программу для фиксации времени. Это поможет проанализировать и эффективность каждого из сотрудников, и успешность используемой стратегии и тактики. Возможно, на какие-то задачи стоит сократить расход времени, а для каких-то времени не хватает.

Мотивация удаленного отдела продаж

Большой объем работы и отсутствие полноценной коммуникации могут спровоцировать выгорание у удаленных сотрудников. Если вы не хотите столкнуться с текучкой кадров, понадобится грамотная система мотивации, которая учитывала бы основные интересы сотрудников. К ним относятся:

  • Финансовый доход;
  • Карьерные перспективы;
  • Возможность применять и развивать личностные качества;
  • Мотивы достижения, преодоления, соревнования;
  • Положительные условия работы в коллективе: четкое распределение ролей, кооперация, отсутствие необходимости делать чужую работу, внутренние соревнования;
  • Автономность работы и другие мотивы.

Система мотивации выстраивается в зависимости от характера бизнеса, личностного профиля сотрудников, выбранной модели и возможностей. Анализируя эти факторы, можно прийти к оптимальной системе мотивации.

Мотивация удаленных сотрудников должна обязательно включать способы приобщения к жизни компании, вовлечения каждого члена команды в общие цели. Для этого полезно настроить общедоступные отчеты в CRM, где сотрудникам наглядно будет видно:

  • Средние, лучшие, худшие показатели по отделу;
  • Разницу достижений каждого сотрудника от лидера;
  • Объем работы, которую нужно выполнить для достижения нужных показателей.

Не существует единой правильной схемы построения удаленного отдела продаж. Первое время очень важно получать обратную связь сотрудников, принимать во внимание их мнение, чтобы затем улучшать работу всего отдела.

Поделиться постом с друзьями и коллегами!