Человечество давно шагнуло в будущее и изобрело CRM-системы. Но вопрос о том, где вести базу клиентов, все еще актуален. Немало людей до сих пор предпочитают блокноты или ведут учет клиентов в Excel. Предлагаем проследить эволюцию способов и программ для ведения клиентской базы и сравнить возможности блокнота, экселя и CRM.

Докомпьютерная эра. Блокнот против CRM-системы

Когда-то вместо программ для учета клиентов и заказов использовали блокноты. И стикеры. И случайные листы бумаги. Иногда телефон клиента приходилось записывать на том, что подвернулось под руку: на салфетке, контрольной тетради сына, коробке конфет и просто на ладони. Потом эту запись приходилось искать…

Кажется, бумажный век давно позади. Мир давно сменил блокноты на CRM-системы. Но все еще остаются люди, не предавшие ежедневники. Либо они считают, что всю запутанную систему их бизнеса не осилит ни одна CRM-система. Либо объясняют, что информации минимум, вся она в голове и специальная программа для ведения клиентов просто не нужна.

Возможно, поклонники ежедневников правы и CRM-системы создаются просто для зарабатывания денег? Чем CRM лучше блокнота и что все-таки выбрать: блокнот или CRM? Давайте сравним.

Какие функции не может обеспечить блокнот по сравнению с CRM-системой

1. Надежность

“Рукописи не горят”, “Что написано пером…”   —  поговорки и крылатые фразы убеждают нас, что вести базу клиентов на бумаге гораздо надежней, чем… ну, разве что чем держать в уме. Рукописи всегда ценились очень высоко. И это неслучайно: если вместо программы для учета клиентов вы используете бумагу, исчезновение одного-единственного блокнота может вызвать коллапс всей работы. Блокнот можно забыть или потерять. Блокнот  —  это собственность сотрудника, а не компании. С уходом сотрудника уходят и все его наработки, записанные в блокноте. Одним словом, потерял блокнот  —  потерял бизнес.

С облачной CRM-системой такого не произойдет. Она будет доступна 24/7 в любой точке мира с любого устройства. Данные в CRM защищены от копирования и удаления.

2. Скорость

Ручная работа  —  самая дорогая работа в мире. Если вы решили вести клиентскую базу в ежедневнике, это обойдется существенно дороже, чем автоматизация. Сколько времени требуется на то, чтобы найти что-то в хаотических записях? А чтобы сделать рассылку? А провести анализ?

Если же в блокноте нужно что-то дописать или, наоборот, реорганизовать информацию, чтобы избавиться от ненужных записей, всё попросту придется переписывать заново. Ну, или носить с собой целую библиотеку (конечно, самые важные записи всегда находятся в том блокноте, который именно сегодня остался дома).

Владельцы CRM избавлены от этих проблем. В CRM записи создаются автоматически, сами организовываются в понятном интерфейсе, их легко найти и реорганизовать при необходимости. При этом, объем данных практически неограничен и они всегда под рукой.

3. Контроль

Если только руководитель не станет проверять учет клиентов и заказов в блокнотах сотрудников в конце рабочего дня, то с контролем все просто: его нет. Информация вносится бессистемно, обрывками. И чем больше записей, тем легче что-то забыть или потерять.

Это касается не только внешнего контроля, но и самоорганизации. Системы записей, которая бы позволяла эффективно управлять собственной работой, просто не существует.

CRM в сравнении с блокнотом выглядит как космический корабль. Задачи назначаются автоматически. Ход и результат выполнения отображается на дашбордах. Руководитель видит и управляет загрузкой менеджеров, а напоминания позволяют ничего не забыть.

4. Аналитика

Менеджеры бумажного века вынуждены выбирать: либо блокнот, либо анализ эффективности работы. Об аналитике из ежедневника говорить не приходится, поскольку собрать достаточное количество данных, упорядочить и затем свести просто невозможно.

В отличие от блокнота, CRM способна собирать нужные данные сама и делать на их основе автоматические отчеты.

Ведение базы клиентов в блокноте означает единовластную свободу сейлз-менеджеров в учете и владении информацией. Сотрудник передает руководству ту информацию, которая ему выгодна, а что захочет, оставит себе. Поэтому некоторые менеджеры по продажам так не любят CRM и так настойчиво отстаивают свое право работать в ежедневнике.

Бурные 90-е. Учет клиентов в excel

90-е годы вызывают ностальгию у многих. Может быть, это одна из причин, почему так много компаний все еще ведут клиентскую базу в Эксель. В свое время таблицы Excel произвели настоящую революцию. Появилась возможность проводить сложные расчеты без программирования, данные стало удобно записывать и возник прообраз автоматизации.

Эксель оказался настолько прорывной программой, что породил устойчивые стереотипы о своей незаменимости и универсальности. Казалось, что Excel подходит буквально для всего  —  в том числе, и для ведения клиентов. Поклонники Excel утверждают, что он удобнее, функциональнее, дешевле и проще, чем CRM. Споры о том, что лучше  —  Эксель или CRM  —  до сих пор напоминают бой титанов.

Что выбрать для ведения клиентов: Excel или CRM?

Минусы блокнотов передались по наследству и экселю. Сохранение данных очень ненадежно, их все так же легко потерять. Скорость ввода информации едва ли выше, чем при записи вручную, поскольку большее количество информации приходится копировать или перепечатывать. Контроль остается на низком уровне, т.к. отсутствует возможность совместного доступа к документам.

Хотя Excel позволяет делать гораздо более сложные математические расчеты, CRM-система превосходит его возможностями организации и фильтрации данных. По сути, клиентская база в Excel может фиксировать только один срез, в то время как CRM показывает трехмерную картину в любых ракурсах.

Для учета клиентов в Эксель появляются новые возможности, которых нет при ведении записей на бумаге. Сравним их с CRM.

Простота использования

Бытует мнение, что Excel  —  простая программа для ведения клиентской базы. На самом деле, если задача не сводится к перепечатыванию контактов в таблицу и подсчете суммы сделок, Эксель требует глубоких специальных знаний, включая работу с формулами и кодом.

В отличие от таблиц, в CRM-системе изначально предусмотрен удобный пользовательский интерфейс и работа с программой максимально упрощена для рядового пользователя.

Ошибки

Каждый, кто когда либо вел базу клиентов в Эксель, знает, что половина работы  —  это поиск и исправление ошибок, которые появляются на каждом шагу.

В Excel очень часты ошибки при написании формул, связывании таблиц, протягивании ячеек, сортировке и других действиях. Регулярно возникают проблемы из-за сложности унификации данных (когда один и тот же параметр записывается разными способами  —  например, Москва и МСК). Достаточно просто не заметить скрытых строк или столбцов, чтобы наделать бед не только в текущей таблице, но и связанных с ней. Практика показывает, что научить рядовых сотрудников элементарной внимательности при учете клиентов и заказов в Excel  —  невыполнимая задача.

CRM-системы исключают эти факторы. Все унифицированные данные вводятся не вручную, а с помощью выпадающих списков. Там, где присутствует ручной ввод (например, номера телефона), система следит за корректностью ввода и сообщает об ошибке. Создание дублей также исключено.

Параллельный доступ

Чтобы все сотрудники могли нормально работать в программе учета клиентов, необходим параллельный доступ. Но Excel сам по себе его не обеспечивает. Базу клиентов в Эксель приходится редактировать по очереди, пересылать их друг другу, сохранять новые версии. Из-за этого накапливаются дубли, происходит путаница в версиях файлов, затрудняется коммуникация внутри компании, коллегам приходится ждать.

В облачных CRM реализована возможность совместного просмотра и редактирования. С клиентской базой одновременно могут работать разные отделы, при этом все изменения будут видны в реальном времени.

Безопасность

Практически все клиентские базы в Excel ждет один и тот же финал: они будут украдены, повреждены или удалены по крайней мере частично. CRM системы регулярно создают резервную копию, защищены от взлома и копирования, а также имеют гибкую иерархию доступа.

Воронка продаж

В силу особенностей таблиц, качественно отслеживать путь клиента с помощью Эксель нет возможности. По сути, Excel не имеет прямых способов визуализации воронки продаж. В свою очередь, CRM-система, которая как раз и заточена под подобные задачи, позволяет каждый момент времени в деталях отслеживать, сколько клиентов находится на каком этапе. В карточке клиента сохраняется вся история взаимодействия с ним: покупки, звонки, переписки.

Интеграции

Вложив немало труда, времени и сил, можно настроить передачу данных из некоторых других программ в Excel. Но на практике этого никто не делает  —  данные переносятся вручную. CRM система обеспечивает прямые интеграции (в один клик) с многими популярными сервисами: почтой, мессенджерами, телефонией, сайтом и др.

Автоматизация

В Эксель довольно много функций, которые могут избавить от рутинной ручной работы. Но все они предназначены для математических расчетов, а не для ведения базы клиентов. Excel, в отличие от CRM, не разошлет письма клиентам, не назначит задачи подчиненным и не напомнит о встрече.

Масштаб

Чем больше продаж, тем больше таблиц и тем они объемней. Тяжелые таблицы долго обрабатываются, так что приходится разделять клиентскую базу в Excel на несколько файлов. Большое количество похожих файлов замедляет работу и повышает вероятность серьезных ошибок. Ведение базы клиентов в Excel  —  это карточный домик, который легко разрушится при быстром масштабировании бизнеса.

Теоретически ряд функций CRM-системы можно компенсировать в Excel, если проделать сложную работу по настройке и связи с другими программами. Точно так же, автомобиль можно собрать в своем гараже из различных деталей, но почему-то большинство людей покупают готовые авто, собранные на заводе.

Excel и CRM —  это разные инструменты с разными назначениями. Excel  —  это не программа для учета клиентов. Она используется совместно с СРМ, но не может заменить ее.

Третье тысячелетие. От CRM и дальше…

С течением времени блокнот эволюционировал в современную CRM-систему для ведения клиентской базы. Теперь CRM  —  это центральное звено бизнеса, куда автоматически поступает информация из всех используемых сервисов.

Менеджерам больше не нужно искать переписки в чатах, в почте, перебирать бумажки и пытаться восстановить битые файлы Excel. Вся история взаимодействия с клиентом сохраняется в его карточке.

За счет удобного сбора и организации данных открываются возможности 3D-аналитики продаж и маркетинга.

Огромный плюс современных CRM-систем  —  это продвинутая автоматизация. Процесс продвижения клиента по воронке до момента продажи может происходить без участия менеджера. CRM-система в нужный момент отправит письмо, назначит задачу и зарегистрирует оплату.

Сегодня трудно найти CRM, где бы не присутствовал таск-менеджер, с помощью которого можно легко следить за выполнением работы и KPI, перераспределять задачи и устанавливать приоритеты.

Еще один очевидный, но важный момент: CRM-системы рассчитаны на среднестатистического пользователя  —  человека, который может ошибаться, не иметь специальных знаний и времени. Поэтому CRM имеют понятный интерфейс, исключают ошибки при вводе информации, защищены от случайного удаления данных. Существуют CRM, которые требуют привлечения специалистов для внедрения и настройки. Однако немало и тех, которые легко настроить полностью самостоятельно. Nethunt является одной из них.

Что ждет CRM-системы в будущем?

Один из главных принципов CRM-систем в том, что CRM должна гибко подстраиваться под потребности компании и сотрудников, помогать в работе, а не создавать препятствия. Разработчики активно работают над тем, чтобы работа в CRM была простой и приятной, а сама программа имела широкие возможности настроек под индивидуальные потребности каждой компании.

Другое направление развития  —  это дальнейшее расширение функционала CRM-систем по принципу “всё в одном”. Вместо десятков сервисов, которые нужно объединять, вести, переключаться между ними, CRM стремится стать единой платформой для большинства задач. Уже сегодня это возможно за счет интеграций.

И, пожалуй, самый большой прорыв CRM, который ждет нас в недалеком будущем,  —  это использование искусственного интеллекта. Нейросети применяются в CRM и сейчас, однако пока что это доступно немногим. За счет интеллектуальных технологий можно точнее анализировать и предсказывать как поведение отдельного клиента, так и общее состояние продаж. Это поможет более эффективно управлять ресурсами.

Выводы

Итак, где вести базу клиентов в 21 веке? Для успешного бизнеса очень важна возможность собирать и анализировать информацию о продажах, аудитории, поведении клиентов. Блокнот и Excel просто не могут этого обеспечить.

Многие компании все еще не решаются перенести базу клиентов из Excel в CRM по одной причине. Мы привыкли думать, что чем мощнее результат, тем сложнее его получить.В действительности, вести клиентскую базу в CRM гораздо проще и быстрее, чем в блокноте и Excel. Чтобы проверить, попробуйте NetHunt CRM в течение 14 дней бесплатно.

Поделиться постом с друзьями и коллегами!