Защита данных  —  один из главных параметров, по которому стоит выбирать CRM. И все же, безопасно ли вообще вести базу клиентов в CRM-системе, тем более, в облачной? В этой статье расскажем, как CRM обеспечивает защиту персональных данных и документов от различных угроз.

Нужно ли защищать базу клиентов и от чего?

Даже если вам кажется, что ваши рабочие записи никому не нужны, риск потерять их все равно существует. Какие потенциальные угрозы подстерегают базу клиентов и документы?

  1. Похищение или “слив” базы конкурентам
    Активные базы клиентов высоко ценятся на рынке. Базу могут похитить как сторонние лица, взломав доступ к ней, либо “слить” сами сотрудники компании. Нередки случаи, когда менеджеры, увольняясь, уводят большую часть клиентов с собой.
  2. Удаление базы “обиженными” сотрудниками
    Если база никак не защищена, любой сотрудник, с которым произошел конфликт, несет потенциальную угрозу. Он может попросту удалить важные документы, включая контакты клиентов.
  3. Потеря данных из-за сбоев и ошибок
    Отключение интернета или электричества, поломка жесткого диска, сбой программы, вирусы — все это может привести к потере важной информации. Если база ведется в Excel или аналогичной программе, файл может быть поврежден.
  4. Вымогательство
    Немало компаний столкнулись с таким видом преступлений. Обычно вымогательство делается с помощью специальной зловредной программы, которая шифрует данные и требует заплатить круглую сумму за восстановление доступа. К сожалению, данные не всегда получается восстановить.
  5. Человеческий фактор
    Рядовой сотрудник может случайно удалить данные или допустить ошибку, которая приведет к повреждению информации. Здесь мы упоминали, как много сложностей возникает, если база клиентов ведется в Excel.

Как защитить рабочие файлы и документы

Существует множество способов защиты файлов и документов: от элементарных до высокотехнологичных. Вместе с тем, все они только лишь снижают вероятность того, что с файлами что-то произойдет, но не дают 100% гарантии.

Соответственно, если стоит задача обеспечить безопасность данных, стоит проанализировать самые уязвимые области и увеличить степень защиты именно для них.

Малому и среднему бизнесу обычно не по карману реализовывать сложные схемы защиты персональных данных. Однако, это и ненужно, ведь потенциальных угроз меньше. От кого и чего стоит в первую очередь защитить базу клиентов и рабочие документы?  —  От недобросовестных сотрудников, вирусов и различных сбоев техники и ПО. Все эти задачи способна решить облачная CRM-система.

Безопасности данных в CRM уделяется большое внимание. Ведь компании доверяют ей самое дорогое  —  контакты клиентов и учет сделок. Насколько высока защита персональных данных в CRM и как она реализуется? Расскажем на примере NetHunt CRM.

Безопасность данных CRM внутри офиса

Мы уже упоминали выше, что каждой компании стоит защитить рабочие документы в первую очередь от случайных или намеренных действий персонала. Для защиты данных в CRM NetHunt реализовал целый ряд возможностей.

Иерархия доступа

Безопасность данных в CRM-системе NetHunt обеспечивается гибкими настройками доступа. Администратор может назначать различные роли для сотрудников и управлять разрешениями для них. Каждому менеджеру можно открыть только ту часть базы, с которой он непосредственно работает, разрешить одни действия и запретить другие.

Благодаря тому, что любое редактирование данных в CRM ведется с индивидуального аккаунта, при необходимости можно увидеть, кто и когда вносил изменения.

При необходимости, доступ к CRM можно моментально запретить  —  например, если сотрудник увольняется.

Защита от копирования и удаления

Иерархия ролей в NetHunt CRM дает возможность выборочно назначать функции удаления и экспорта данных для каждого сотрудника. Интерфейс CRM-системы организован так, что копирование информации или снятие скриншотов займет слишком много времени, поэтому база не может быть украдена кем-то из компании.

Возможность восстановления данных

Если всё же данные были удалены по ошибке или умышленно, они не пропадут бесследно. Пропавшие записи сможет восстановить человек, за которым закреплена роль администратора.

Минимизация ошибок из-за человеческого фактора

Работа в интерфейсе CRM-системы не только экономит время, но и сводит к нулю вероятность ошибок. Многие данные (например, новые заявки с сайта) могут переноситься в NetHunt автоматически. Заполнение полей часто можно реализовать с помощью выпадающих списков. Когда информация вводится вручную, CRM проверит ее и предупредит о создании дубликатов. Таким образом база данных будет содержать только уникальную информацию о клиентах и сделках.

Защита данных в CRM от взлома и технических сбоев

NetHunt обеспечивает высокий уровень безопасности данных в CRM-системе.

Серверы

Все данные, которые компания вносит в CRM, хранятся на серверах Google в США. Это гарантирует бесперебойную работу за счет регулярно обновляемого оборудования и программного обеспечения.

Резервное копирование

NetHunt обеспечивает защиту данных в CRM от случайного удаления с помощью резервных копий, если потребуется аварийное восстановление. Чтобы защитить файлы и документы от удаления, мы рекомендуем также самостоятельно настроить автоматическое создание резервных копий. Также данные можно экспортировать в ручном режиме при наличии соответствующего уровня доступа. Инструкция, как сделать бекапы данных в CRM-системе NetHunt по ссылке.

Соответствие стандартам безопасности

Поскольку NetHunt CRM имеет прямую интеграцию с сервисами Google Workspace, она отвечает стандартам безопасности Google. Эти стандарты включают ряд параметров, в том числе требования к доступу по API, к уровню защиты данных в CRM и условиям использования данных. Для соответствия стандартам NetHunt ежегодно проходит проверку безопасности CRM и подтверждает выполнение этих требований. Больше почитать о ежегодной проверке можно в этой статье.

Выводы

Облачные CRM-системы, такие как NetHunt, способны обеспечить существенно более высокий уровень безопасности, чем можно организовать своими силами. За счет того, что CRM поставляется множеству пользователей по всему миру, качественная защита рабочих документов обходится значительно дешевле, чем самостоятельное обеспечение безопасности.

NetHunt CRM соответствует мировым стандартам безопасности, поэтому ей с уверенностью можно доверить клиентскую базу и другие рабочие данные.

Поделиться постом с друзьями и коллегами!