Каждый день бизнесу приходится выполнять множество операционных задач, которые не ведут к повышению продаж. Ведение базы данных, формирование отчетов, пересылка документов между отделами  —  необходимые дела, которые отнимают время.

Сегодня большую часть рутины в бизнесе способна взять на себя CRM-система  —  программа для управления взаимоотношениями с клиентами. Рассказываем, о каких проблемах можно будет забыть с переводом компании на CRM.

CRM для малого бизнеса: выбор и оценка систем

Тот факт, что CRM-система  —  это действительно полезный и популярный продукт в бизнесе, подтверждается большим количеством программ на рынке. Как внедрить CRM?

Шаг 1. Определяем функционал CRM-системы

Чтобы не растеряться в предложениях, определите задачи, которые будут делегированы CRM-системе. Так вы сможете составить список необходимых функций и не переплачивать за ненужные. Например, если основная работа происходит в электронной почте, выбирайте CRM-систему, которая интегрируется с Gmail.

Шаг 2. Сравните подходящие CRM-системы

Помимо функционала, CRM для предпринимателей отличаются удобством, ценой и другими параметрами:

  • Простота использования. CRM для малого бизнеса должна быть простой и интуитивно понятной, чтобы не пришлось тратить лишние ресурсы на обучение сотрудников.
  • Гибкость настроек. Когда бизнес активно развивается, меняются бизнес-процессы, структура, инструменты, каналы привлечения клиентов. Впервые внедряя CRM, довольно сложно продумать все детали будущей программы. Поэтому CRM-система для небольших компаний должна уметь подстраиваться под меняющиеся требования.
  • Самостоятельное внедрение. Установка и настройка сложных программ требует значительных расходов и привлечения специалистов. Для малого бизнеса подойдут CRM-системы, которые можно установить самостоятельно. Убедитесь, что программа имеет активную техподдержку, которая оперативно поможет с возникающими вопросами, в том числе по телефону.

Шаг 3. Протестируйте выбранные программы

Когда вы остановили выбор на 2-3 CRM-системах, нужно проверить, как они покажут себя в деле. Для этого часть сервисов предлагают бесплатный период тестирования. Например, у Nethunt он составляет 14 дней.

Какие проблемы предпринимателей решает CRM?

В ежедневной работе малый и средний бизнес сталкивается с множеством сложностей. Мелкие проблемы отнимают внимание и время, крупные могут привести к серьезным последствиям. CRM-система способна решить и те, и другие.

1. Не позвонил по заявке, потому что заполнял таблицы о вчерашних звонках

Звучит нелепо, но для многих компаний, которые ведут дела в Excel, это реальность. CRM-система в бизнесе решает эту проблему, потому что 95% данных вносятся в базу либо полностью автоматически, либо с помощью 1-2 кликов.

Когда база клиентов ведется в CRM-системе:

—  данные не могут быть потеряны или не внесены в базу;

—  не нужно тратить время на сбор информации из разрозненных таблиц;

—  вся информация удобно организована в виде карточек клиентов, ей легко пользоваться;

—  нет “передачи дел”: любой сотрудник может самостоятельно вникнуть в детали работы с каждым клиентом.

2. Запросил у подчиненных отчет  —  теперь ждать 3 дня

Настройте в CRM автоматические отчеты (за любой интервал времени:  день, неделю, месяц) и всегда будете в курсе дел компании.

В CRM-системах предусмотрена возможность быстро просматривать данные по всему отделу, по продукту, сотруднику или клиенту  —  так, как вам это необходимо. Внедрение CRМ в бизнес избавляет от необходимости ждать информацию, пересылать по почте, пересохранять из одного файла в другой. Все ответственные лица могут иметь доступ к нужной информации, как только она была внесена в программу.

3. Сейчас впечатаю Ваши данные в договор  —  и отправлю

Чтобы не тратить время на заполнение одной и той же информации, в CRM-системе предусмотрены шаблоны документов. Достаточно добавить данные клиента в базу один раз  —  и они будут автоматически подставляться в шаблон документа.

4. Забыл / Не знал / Не сказали

Попытки все удержать в голове отнимают силы и создают постоянное напряжение. А в крайнем случае забывчивость может обернуться потерей клиента и репутации.

CRM-система продумана таким образом, чтобы вы ничего не упустили из виду. Во-первых, даже самые мелкие задачи можно быстро добавлять в программу, а также распределить по приоритету. Во-вторых, Nethunt CRM интегрируется с Google Календарем. В-третьих, программа напомнит о встречах и звонках.

5. Маша, какие у тебя задачи сейчас?

Контроль работы  —  еще одна фича CRM-системы для предпринимателей. Вы можете просматривать все задачи по отделу и по каждому сотруднику, добавлять и перераспределять их. Вы также можете видеть, на каком этапе находится каждая из задач и оценивать успешность выполнения.

7. Базу слили конкурентам

Чтобы не пришлось столкнуться с такой проблемой, защитите данные от копирования и установите иерархию доступа к базе, используя CRM. Вы сможете быть уверены, что все наработки компании не достанутся конкурентам.

8. E-mail рассылка отнимает слишком много времени

Если пользоваться сторонним сервисом рассылки, приходится вручную сегментировать базу, обновлять контакты, тратить время на выгрузку и импорт адресов.

CRM-системы, которые интегрируются с электронной почтой, значительно упрощают эту задачу. Так, с Nethunt CRM вы можете делать массовые рассылки прямо из Gmail  —  без ограничений по количеству писем и дополнительной платы. При этом, с базой адресов ничего не нужно делать, достаточно выбрать нужный сегмент.

9. Сотрудники путаются среди используемых программ

Чаще всего компании используют по крайней мере несколько сервисов: почту, внутренние чаты, чаты для клиентов, соц.сети, календарь, таск-менеджеры и другое. Возникает множество неудобств с переносом и объединением информации.

CRM с возможностью интеграции объединяют все сервисы в один. Расскажем подробнее об этой функции.

Интеграция CRM со сторонними сервисами

Если ваша CRM-система умеет встраиваться в другие сервисы, вам больше не придется копировать и переписывать информацию, переключаться между вкладками и окнами. Нужные данные будут автоматически сохраняться в базе CRM.

В качестве примера приведем возможности интеграции Nethunt:

Интеграция с GSuite и Gmail. CRМ для малого бизнеса Nethunt встраивается в интерфейс электронной почты. Так что вы можете продолжать работать в Gmail, одновременно работая в CRM. Она также интегрируется с сервисами GSuite (Диском, Календарем, Контактами и др.).

Интеграция с LinkedIn. Nethunt поддерживает прямую интеграцию с LinkedIn, что упрощает работу в соц.сети. Так, вы можете сохранить контакты нужного человека в CRM всего в один клик без копирования и перепечатывания!

Интеграция с другими сервисами. Используя Zapier, CRM-систему можно объединить с множеством других программ. Клиенты часто пишут в мессенджеры? После интеграции вся информация будет фиксироваться в CRM в истории клиента.

Если вы используете IP-телефонию, вам понадобится интеграция CRM с сервисом виртуальной АТС. Так все данные о звонках будут автоматически добавляться в базу CRM.

Ошибки внедрения CRM

Внедряя CRM, сложно предусмотреть все детали на начальном этапе. Однако есть несколько распространенных ошибок, которых не стоит допускать:

Выбор слишком сложной CRM

Не стоит выбирать функционал CRM для малого бизнеса “на вырост” и “на всякий случай”. В интерфейсе объемной программы с сотнями функций будет трудно ориентироваться. В итоге сотрудников будет сложно приучить пользоваться CRM-системой. Выбирайте CRM с оптимальным набором необходимых функций, ведь программа должна упрощать работу, а не усложнять ее.

Общая несогласованность бизнес-процессов

Перед внедрением CRM-системы важно еще раз пересмотреть существующие бизнес-процессы и разграничить функции отделов и сотрудников. Если в компании не ясно, какой отдел за что отвечает, это создаст путаницу и в CRM.

Отсутствие онбординга для всей команды

При переходе бизнеса на CRM-систему организуйте единый процесс обучения для коллектива. Не стоит допускать ситуации, когда один-два сотрудника, которых познакомили с программой, вынуждены помогать всей команде.

Выводы

Если CRM-система выбрана верно, она значительно упростит ежедневную работу и сэкономит время за счет автоматизации ряда рутинных функций. Чтобы быть уверенным в выборе, используйте период тестирования.

Попробуйте Nethunt CRM в течение 14 дней бесплатно!

Поделиться постом с друзьями и коллегами!